Het oudercomité van basisschool Vennebos kreeg via verschillende kanalen steeds vaker te horen dat de ouders van de school niet op de hoogte waren van wat het oudercomité deed of wou bereiken. Daarnaast werd het steeds moeilijker om voldoende ouders te enthousiasmeren om zich aan te sluiten of de handen uit de mouwen te steken. Er was een nieuwe wind nodig: een nieuwe voorzitter, transparantere communicatie en flexibele engagementen zorgden voor een nieuwe werking, die steeds meer ouders weet aan te spreken.
Context
Basisschool Vennebos ligt in een groene gemeente ten noordoosten van Antwerpen én in groene omgeving dat zich ook doortrekt in de vele bomen op de speelplaats. De school telt momenteel 74 kleuters en 131 kinderen in de lagere school. Heel wat leerlingen wonen in de buurt, maar ook heel wat ouders van iets verder gelegen stedelijk gebied kozen voor hun kinderen bewust voor deze school en haar groene schoolomgeving.
Aanpak
Aan de schoolpoort en op activiteiten kregen leden van het oudercomité wel vaker te horen dat het oudercomité toch vooral een feestcomité was of dat ouders het misten om een stem te hebben op school. Een ouderbevraging aan het begin van het schooljaar stelde dit nog wat scherper: heel wat ouders gaven aan niet goed te weten waar het oudercomité nu eigenlijk voor stond. Tegelijkertijd startte er ook een nieuwe voorzitter. Zij was voordien al 6 jaar lid en voelde de nood aan verandering zowel door wat er werd opgevangen als dat de manier waarop de rol van voorzitter eerder werd ingevuld niet bij haar situatie paste. Het voelde bijna als een fulltime job. In de eerdere werking werd bijna alles door een beperkt bestuur bedacht, getrokken en uitgevoerd. Dit kon anders, samen met het volledige oudercomité werd in kaart gebracht wat de belangrijkste noden waren en hoe deze konden worden ingelost.
- De ouders die geen actief lid waren, kregen maar een beperkte terugkoppeling wat maakte dat het oudercomité niet erg zichtbaar was. Bij de nieuwe werking werd er een nieuwsbrief geïntroduceerd met daarin kort de hoofdpunten van de vergadering, waar de winst van een bepaalde activiteit naar toe gaat, waar er extra hulp nodig is, … . Dat is maar kleine ingreep geweest, maar wel meteen eentje met groot effect. Ook werd een instagram account opgestart om een duidelijk communicatiekanaal te hebben.
- Het oudercomité kreeg de stempel van feestcomité. Wat op zich geen helemaal verkeerd beeld was, maar het oudercomité was en is zeker meer dan dat. Nu is er een duidelijk aanspreekpunt . Zo worden bijvoorbeeld de signalen die worden opgevangen aan de schoolpoort op de vergaderingen besproken met het schoolteam en wordt er opnieuw over gecommuniceerd. Zo kan de school ook veel korter op de bal spelen en worden frustraties zoveel mogelijk vermeden.
- Ook intern konden wat zaken gestroomlijnd worden, zeker nu er werkgroepen werden opgericht. Alle verslagen verschijnen op een drive waar ieder lid aan kan en voor elk evenement wordt een draaiboek opgesteld zodat ook als er iemand wegvalt de organisatie steeds kan doorgaan. Daarnaast werd de werking in een jaarkalender gegoten: zo is het voor iedereen duidelijk wanneer er bijvoorbeeld brieven worden meegegeven of kan er gecheckt worden dat de activiteiten goed genoeg gespreid zijn. Ook de afstemming met de activiteiten van de school loopt hierdoor vlotter.
- Heel vaak kwam het werk steeds op dezelfde schouders terecht. Nu wordt er veel meer gewerkt met flexibele engagementen: ouders die liever meehelpen, hoeven niet per se op de vergaderingen aanwezig te zijn. Of ouders die liefst hun schouders onder een bepaalde actie zetten, kunnen aansluiten bij een werkgroep. De engagementen zijn duidelijker afgebakend en er wordt zeer open over gecommuniceerd.
Omdat het oudercomité nog maar net enkele wijzigingen heeft doorgevoerd, stap – voor – stap, is het nog wat uitkijken naar wat de resultaten zijn. Maar het huidige oudercomité en het schoolteam voelen zich alvast erg goed bij de nieuwe manier van werken. De samenwerking met het schoolteam loopt vlotter dan ooit tevoren. Ook het organiseren van activiteiten via werkgroepen lijkt in eerste instantie aan te slaan: sinds de nieuwe oproep meldden zich heel wat nieuwe ouders aan, waardoor de werkgroepen nu een mooie mix zijn van nieuwe ouders en leden die gebleven zijn.
Concrete tips voor wie ook aan de slag wil
- Open en transparante communicatie is cruciaal om de zichtbaarheid van en de betrokkenheid bij het oudercomité te vergroten. Deel wat er besproken en beslist wordt, laat zien dat het oudercomité leeft en dat je iedereen nodig hebt om er een succes van te maken.
- Sociale media kan een goede stap zijn om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk ouders op de hoogte zijn, maar het belang van elkaar ontmoeten bijvoorbeeld aan de schoolpoort mag zeker niet onderschat worden.
- Geef het tijd. Verandering is een proces en zaken veranderen heeft tijd nodig: zowel organisatorisch als een mentaliteitswijziging. Vaak is verandering gemakkelijker als er heel wat nieuwe mensen zijn omdat zij die verandering kunnen stuwen.
- Specifiek gericht aan de voorzitters: besef dat iedereen vrijwilliger is, dit er extra bijdoet en dat ongeacht welk engagement iemand opneemt iedereen evenveel respect verdient. Maak aanpassingen zodat iedereen het vooral graag blijft doen, inclusief de voorzitter zelf.