De Algemene Vergadering van een vzw in coronatijden

Wat kan een vzw doen nu de algemene vergadering niet kan doorgaan door de maatregelen ten gevolge van de coronacrisis? Via een Koninklijk besluit zijn er tijdelijke maatregelen genomen (nu verlengd tot 30 juni). 

Als de statuten het niet uitdrukkelijk verbieden, kan een vzw ‘niet-fysiek’ vergaderen. De algemene vergadering of de vergadering van het bestuursorgaan kan dus via video- of telefoonconferentie doorgaan, in combinatie met mailconferentie. De regels van stemmen, aanwezigheden en volmachten zijn dezelfde als bij fysieke vergaderingen. Natuurlijk vraagt vergaderen via bv. videoconferentie ook voorbereiding en discipline. Zoek een manier om te vermijden dat iedereen door elkaar praat en zorg ervoor dat de vergadering goed gestructureerd is.

Vzw’s waarvan de leden niet willen elektronisch vergaderen, het niet toegelaten is in de statuten, de groep te groot is, of er geen mogelijkheden zijn voor elektronisch vergaderen, hebben twee mogelijkheden:

  • De  algemene vergadering uitstellen
  • De algemene vergadering houden via een schriftelijke procedure

 

Uitstellen

Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering uit te stellen (ook al was die al gepland). Die beslissing kan genomen worden via eenparig schriftelijk besluit van het bestuursorgaan of via een elektronische vergadering. De leden moeten correct geïnformeerd worden over het uitstel: een bericht op de website, e-mail, … Als de algemene vergadering wordt bijeengeroepen op verzoek van 1/5e van de leden, kan ze niet uitgesteld worden (dan moet de schriftelijke procedure gevolgd worden). Voor de nieuwe algemene vergadering moet er een nieuwe oproeping gestuurd worden met datum en plaats.

Voor de meeste vzw’s eindigt het boekjaar op 31 december. Zij moeten dus de jaarlijkse algemene vergadering ten laatste op 30 juni houden. Vzw’s krijgen hiervoor nu een uitstel van tien weken (dus tot 8 september 2020).  De verplichting tot neerlegging van de jaarrekening wordt dus ook uitgesteld (dus ten laatste 8 oktober 2020). 

 

Schriftelijke procedure

Een nieuw koninklijk besluit biedt de mogelijkheid om via een schriftelijke procedure toch een algemene vergadering te houden, voor vzw’s die niet willen uitstellen en waar vergaderen niet mogelijk is via elektronische weg.

Voor de schriftelijke procedure gelden een aantal regels:

  • Via een voorgedrukt stemformulier kunnen leden op afstand stemmen, in combinatie met stemmen per volmacht. De volmachten moeten specifiek bepalen hoer er gestemd moet worden per agendapunt. Beide mogelijkheden moeten aangeboden worden.
  • Het bestuursorgaan kan besluiten dat de volmachten, aan één of meer welbepaalde personen moeten worden gegeven. Zo kan er een algemene vergadering in zeer beperkte kring georganiseerd worden (met respect voor de regels inzake social distancing), of een videoconferentie (zonder actieve deelname van de leden), onder leiding van één of enkele bestuurder(s)/volmachthouder(s).
  • De stemmingsformulieren en de volmachten moeten aan de vzw bezorgd worden, desnoods alleen elektronisch. Een gescande of gefotografeerde versie volstaat.
  • De leden hebben het recht om vragen te stellen. Het bestuursorgaan kan de leden opleggen hun vragen schriftelijk te stellen tot de vierde dag vóór de vergadering. Deze vragen kunnen dan schriftelijk beantwoord worden (ten laatste op de dag van de vergadering en in ieder geval vóór de stemming) of mondeling (bv. via videoconferentie zonder actieve deelname van de leden).
Contactpersoon
Veerle Vyverman
Pedagogisch medewerker
02 790 92 31
0487 33 21 22