Waarom besteedt een ouderwerking best aandacht aan evaluatie?
Evalueren is een onderdeel van een vrijwilligersbeleid zoals het werven, het binden van en het communiceren met vrijwilligers dat ook is. De evaluatie moet ervoor zorgen dat de vrijwilligers hun taken goed en met plezier blijven vervullen. Een evaluatie is een goede gelegenheid om mensen aan het woord te laten over hun persoonlijke ervaringen en verwachtingen.
Op tijd en stond formeel evalueren op taakniveau vermijdt een informele evaluatie op persoonsniveau. Met andere woorden wanneer je op geregelde tijdstippen wat tijd vrijmaakt om je vrijwilligers aan het woord te laten, dan kan je kort op de bal spelen op wat er allemaal in de ouderwerking gaande is.
Hoe evalueren in de ouderwerking?
Evalueren kan op verschillende momenten en manieren. Een evaluatie klinkt zwaar maar hoeft dat zeker niet altijd te zijn. ‘Hoe heb je jouw taak vandaag ervaren?’ na een activiteit kan jouw ouderwerking al behoorlijk wat inzichten opleveren. Loopt het aantal deelnemers op de ‘traditionele’ activiteiten jaar na jaar terug? Dan zal een grondiger onderzoek nodig zijn.
Enkele voorbeelden:
- Elk jaar verlaten heel wat ouders de ouderwerking. Maak tijd voor een ‘exit’-gesprek: met welk gevoel verlaten zij de ouderwerking? Hebben ze enkele verbetersuggesties? Tevreden vrijwilligers, ook al verlaten ze de ouderwerking, zijn een goed uithangbord voor je organisatie.
- Het mosselfestijn kon vroeger op heel wat belangstelling rekenen, maar nu maken we amper nog winst. Met het paasontbijt konden we de bestellingen echter niet bijhouden.Is het tijd om bepaalde activiteiten te herzien of gewoon te schrappen? Probeer samen met de ouderwerking een antwoord te formuleren op volgende vragen, alvorens de nieuwe jaarplanning op te maken:
- Wat willen we samen doen dit jaar?
- Wat willen we samen even niet doen dit jaar?
- Wat willen we helemaal niet meer doen?
- Willen we eens iets nieuws doen dit jaar? Wat dan wel?
- Bij elke activiteit hebben we telkens heel wat nieuwe helpende handen, maar ze komen nooit terug. Ga na of jouw ouderwerking aantrekkelijk genoeg is voor nieuwe leden. Vrijwilligerswerk anno 2016 is FLEXIVOL: Flexibel, Legitiem, Eenvoudig toegankelijk, biedt eXperimenteermogelijkheden, Incentives, Variatie, is Organisatief sterk en bovenal Leuk.
Enkele aandachtspunten bij evaluatie:
- Evalueer op verschillende momenten.
- Het doel van je evaluatie zal bepalen of ze in groep of individudeel plaatsvindt, formeel of eerder informeel, ...
- 80 % van het succes van een activiteit hangt af van de voorbereiding. Maak voldoende tijd vrij om dus ook de voorbereiding te evalueren en niet enkel de dag zelf. Het draaiboek is hierbij een handig instrument.
- Lid worden van een ouderwerking is en blijft vrijwilligerswerk, maak van de evaluatie dan ook een gezellig moment.
- Wanneer je de helpende handen bevraagt, doe iets met het resultaat en maak dit zichtbaar voor iedereen die deelnam. Op deze manier geef je blijk van waardering voor ieders inbreng.
Zijn er kant- en klare materialen om hierrond aan de slag te gaan?
Ja! We ontwikkelden een methodiekenbundel waar je heel wat inspiratie rond evalueren kan opdoen. Ook het draaiboek van GO! ouders kan de evaluatie van jouw activiteit achteraf vergemakkelijken.
Wens je een ‘flexivol’le ouderwerking, de organisatie van jouw ouderwerking te herzien of enkele tips en tricks om de evaluatie op een vergadering vorm te geven? Mail naar iris.van.schoorisse@g-o.be.