Een gelukkig Nieuwjaar voor de school, ouders en de kinderen

  • 8 februari 2016

Op vrijdag 8 januari konden de ouders van Basisschool Stene in Oostende na school niet alleen hun kind afhalen, maar ook genieten van een hapje en drankje op een heuse nieuwjaarsreceptie. Die organiseren de school en het oudercomité samen. Dat bleek ook uit wie er voor ons interview klaar zat: zowel ouders als schoolteam waren van de partij. Wij spraken met Annick Vanhoecke en Sarah Rouzee, twee mama’s, Els Pottier, zorcoördinator en Nancy Helsmoortel, de directeur.

Hoe kwamen jullie op het idee om een nieuwjaarsreceptie te organiseren?

Annick: Tijdens een vergadering van het oudercomité hielden we een brainstorm, op zoek naar nieuwe ideeën voor activiteiten. We zijn een grote school, dus wilden met een nieuwe activiteit vooral meer ouders betrekken en laten kennismaken met het schoolteam en elkaar. Zo kwamen we bij een nieuwjaarsreceptie uit.

Sarah: Niet iedereen komt zijn of haar kind halen aan de schoolpoort en met de nieuwjaarsreceptie hoopten we iedereen toch eens samen te brengen op de school.

En daar kwam wat volk op af?

Nancy: Zeker! Zo’n 250 ouders kwamen langs. Onze school telt 500 leerlingen, dus dat is een hoog percentage. We krijgen tijdens en na de receptie ook altijd veel positieve reacties.

Hoe zorg je voor zo’n hoge opkomst?

Els: We hebben vooraf via verschillende kanalen gecommuniceerd: op Facebook, via de website, via briefjes met de kinderen,… Ook in het kerstrapport staken we nog eens een briefje. Daarnaast promoten de leerkrachten en leden van het oudercomité natuurlijk ook mondeling de nieuwjaarsreceptie.

Annick: We zorgen er ook voor dat alle ouders de kans krijgen om langs te komen. We beginnen al om 15u met de receptie. Dan zie je veel ouders die hun kind komen afhalen. Maar niet iedereen raakt zo vroeg op de school. Gewoonlijk zien we rond 18u een tweede golf van bezoekers, dat zijn vaak werkende ouders. De receptie duurt ongeveer tot 21u. Ouders hebben dus tijd genoeg om langs te komen.

Sarah: Ze hoeven ook niet op voorhand in te schrijven. De overschot van de catering houden we dan voor een volgende activiteit. Dat maakt het allemaal laagdrempelig.

Hoe ziet zo’n receptie er dan uit?

Nancy: Al naargelang het weer staan er buiten of binnen verschillende standjes met drank en eten. Ouders kunnen drankkaarten kopen en krijgen ook een gratis drankje.

Annick: We proberen het ook elk jaar origineel te maken: zo zorgen we voor verschillende eet- en drinkstanden met bijvoorbeeld barbecue, streekbieren, pannenkoeken, koffie, etc… We zetten ook statafeltjes en er speelt een muziekbandje.

Wat doen de kinderen ondertussen?

Sarah: Die zien we de hele tijd niet! (lacht) Ze spelen met hun vriendjes op school en vinden het ook eens leuk om de speelplaats en de school in het donker te zien. En af en toe komen ze eens langs om een zakje chips te vragen of om iets te drinken.

Nancy: We trekken het ‘nieuwjaarsgevoel’ ook door in de schoolwerking. Op dezelfde dag van de nieuwjaarsreceptie klinken we ’s ochtends samen met alle kinderen op het nieuwe jaar.

Vraagt zo’n nieuwjaarsreceptie veel voorbereiding?

Els: Er kruipt natuurlijk wel wat tijd in, maar het is nu het derde jaar, dus dan bouw je wel routine op. Je raakt beter op elkaar ingespeeld en we houden ook steeds de voorbereidingen van het vorige jaar.

Annick: Bovendien kunnen we op heel wat steun rekenen. We noemen onszelf soms ‘Parents in Action’, al dan niet omdat we ook vaak de gelijknamige winkel bezoeken (lacht). Ons oudercomité telt ongeveer 15 leden, maar kent daarnaast ook veel helpende handen. We doen ook altijd een oproep: dit jaar vroegen we aan ouders om veel pannenkoeken te bakken voor op de receptie. Op de dag zelf stond er een tafel vol stapels.

Nancy: Het is die voorbereiding ook helemaal waard. De nieuwjaarsreceptie zorgt voor een heel los contact, nog losser dan bijvoorbeeld onze jaarlijkse barbecue, waar mensen al gauw samen rond een tafel met bekenden gaan zitten. Op een receptie kunnen leerkrachten makkelijker eens rondgaan. Als school vinden we het belangrijk om de ouders ook eens uit te nodigen, eens iets terug te geven.

Tips voor wie ook aan de slag wil

  • Onderschat de tijd niet voor het opstellen van de standen en tafeltjes.
  • Voorzie een alternatieve binnenruimte in geval van regenweer.
  • Zorg voor een draaiboek en een duidelijke takenlijst.
  • Heb aandacht voor een goede sfeer, ook bij wie meehelpt. De leden van het oudercomité doen alles vrijwillig, dus is plezier en gezelligheid voor hen erg belangrijk.
  • Brengt je activiteit ook iets op? Laat dan achteraf aan de ouders weten hoe de school met dat geld geholpen is of wat je ermee gekocht hebt. Wacht daar ook niet te lang mee.