Waarom is de vrijwilligerswetgeving belangrijk voor een ouderwerking?
Een vrijwilliger is iemand die minimum 16 jaar is en die zich uit vrije wil en onbetaald inzet voor een organisatie die geen winst nastreeft. Ouders die in een ouderwerking of op school actief zijn, worden dus omschreven als vrijwilligers.
Iedere vereniging die met vrijwilligers werkt, moet rekening houden met de vrijwilligerswetgeving. Dat geldt dus ook voor ouderwerkingen.
Wat staat er in de vrijwilligerswetgeving?
De vrijwilligerswet beschermt vrijwilligers en organisaties zodat het vrijwilligerswerk goed kan verlopen.
De vrijwilligerswetgeving legt organisaties die met vrijwilligers werken 2 verplichtingen op: de verzekeringsplicht en de informatieplicht. Afhankelijk van de organisatievorm van de ouderwerking, zijn de verplichtingen minder of meer uitgebreid.
Verzekeringsplicht
Ouderwerkingen als feitelijke vereniging georganiseerd, zijn zogenaamde ‘onafhankelijke’ feitelijke verenigingen. Zij vallen maar deels onder de vrijwilligerswetgeving. Zo is een ‘onafhankelijke’ feitelijke vereniging niet verplicht om een verzekering burgerlijke buitencontractuele aansprakelijkheid voor haar vrijwilligers af te sluiten. Voor ouderwerkingen die als feitelijke vereniging georganiseerd zijn, heeft dit gelukkig weinig gevolgen. Het is namelijk zo dat ouders die vrijwilliger zijn op school gedekt worden door de schoolpolis. Het gaat dan over vrijwilligers die bv. eenmalig helpen of die op klasniveau helpen, maar ook de ouders in een ouderwerking die feitelijke vereniging is. Concreet dekt de schoolpolis de burgerlijke aansprakelijkheid, de rechtsbijstand en de lichamelijke ongevallen van de vrijwilligers die in opdracht van de directie meewerken aan schoolactiviteiten. Bekijk zeker de ouderblik verzekeringen voor de exacte omschrijving van schoolactiviteiten.
Een vzw valt wel volledig onder de vrijwilligerswetgeving. Dit houdt in dat zij bij wet verplicht is ten minste een verzekering burgerlijke buitencontractuele aansprakelijkheid voor haar vrijwilligers af te sluiten. Wanneer de vrijwilliger dan een fout maakt, die schade veroorzaakt aan derden zonder hiermee een overeenkomst te hebben, zal de vzw aansprakelijk gesteld worden. De verzekering van de vzw zal dan de schade vergoeden. De schoolpolis kan niet aangesproken worden voor ouders uit een ouderwerking die als vzw georganiseerd is. Een vzw is namelijk een afzonderlijke juridische structuur. Bekijk zeker ook de ouderblik verzekeringen voor de andere verzekeringen die nodig zijn als een vzw gebruik maakt van de gebouwen van het GO! of voor meer informatie over de gratis provinciale vrijwilligersverzekering.
Ouderraden zijn een onderdeel van de school. Ouders in de ouderraad zijn sowieso verzekerd via de schoolpolis voor de activiteiten die horen bij een ouderraad.
Informatieplicht
Zowel ‘onafhankelijke’ feitelijke verenigingen als vzw’s moeten voldoen aan de informatieplicht. Concreet betekent dit dat alle ouderwerkingen de vrijwilligers op de hoogte moeten brengen van enkele zaken voor de vrijwilliger aan zijn taken begint.
Waarover dient men de vrijwilliger te informeren?
- Het doel van de organisatie
- Het soort organisatie (feitelijke vereniging, vzw, …)
- Eventuele verzekeringen die werden afgesloten voor de vrijwilligers
- Kosten die eventueel worden terugbetaald
- Dat voor de vrijwilliger geheimhoudingsplicht geldt wat betreft gevoelige en persoonlijke informatie
Als ‘onafhankelijke’ feitelijke vereniging moeten er een aantal dingen extra in de informatienota. Zo moet er een verantwoordelijke contactpersoon vermeld staan. Als de feitelijke vereniging geen verzekering heeft afgesloten moet dat uitdrukkelijk vermeld staan. Tot slot moet vermeld staan dat de regels van het ‘gemeen recht’ gelden. Dit wil zeggen dan wie een fout maakt en hiermee schade berokkent aan iemand anders deze zelf moet vergoeden.
Een ouderwerking kan zelf kiezen hoe ze die informatie aanbiedt, maar moet wel kunnen bewijzen dat de informatie werd gegeven. Enkele mogelijkheden: op papier, via e-mail, op een website of een affiche in een lokaal waar de vrijwilligers toegang toe hebben.
Materiaal om aan de slag te gaan
GO! ouders ontwikkelde een modeldocument van Informatienota om aan ouders mee te geven. Hierin is alle noodzakelijke informatie voor vrijwilligers opgenomen. Mail Veerle voor een digitaal exemplaar van de informatienota.
In het huishoudelijk reglement of de statuten van de ouderwerking staan ook de belangrijkste punten opgelijst om vrijwilligers te informeren zoals het doel van de organisatie, het soort organisatie enz. Mail Veerle voor een model huishoudelijk reglement of modelstatuten voor een ouderwerking.
Alle gedetailleerde informatie over verzekeringen en de schoolpolis is terug te vinden in de ouderblik rond verzekeringen.
Wil je zeker zijn dat je bij de eerste vergadering van het nieuwe schooljaar geen formaliteiten over het hoofd ziet? Download de checklist voor eerste vergadering van de ouderwerking.